المشروع هو نقطة البداية.

كل مشاريع السنة في مساحة منظمة.

تتيح بيتروبلان تنظيم مشاريع الشركة ضمن برامج عمل سنوية، وربط كل مشروع بالإدارة والمنطقة وتصنيف الإنفاق، لتسهيل الإدخال والمراجعة والبحث وإعداد التقارير.

• إنشاء مشاريع ضمن سنة مالية محددة.
• عرض سنة برنامج العمل بوضوح.
• تصنيف المشاريع إلى OPEX وCAPEX.
• ربط المشروع بالإدارة والمنطقة.
• البحث باستخدام رقم المشروع أو وصفه.
• التصفية حسب السنة والإدارة والمنطقة والحالة.
• الوصول إلى تفاصيل المشروع من قائمة المشاريع.
• إظهار الإجراءات المتاحة حسب الدور وحالة المشروع.

افصل بين تكلفة المشروع ومخصصه السنوي.

قد يمتد المشروع لأكثر من سنة، بينما يرتبط برنامج العمل بمخصصات سنة محددة. تساعد بيتروبلان على عرض هذا الفرق بوضوح، وتنظيم الميزانية السنوية وتوزيعها الزمني.

• إعداد الميزانيات بالدولار الأمريكي ضمن النطاق الحالي.
• تسجيل التكلفة الكلية للمشروع.
• تحديد المخصص المالي للسنة.
• عرض التوزيع الربع سنوي باستخدام Q1 وQ2 وQ3 وQ4.
• مراجعة توافق مجموع الأرباع مع المخصص السنوي.
• عرض مخصصات المشاريع الممتدة وفق النموذج المطبق.
• تجميع الميزانيات حسب الإدارة والمنطقة ونوع الإنفاق.
• عرض الأرقام بصيغة مناسبة للتقارير.

عبارة توضيحية: تكلفة المشروع تشرح حجمه المالي، والمخصص السنوي يوضح ما تخطط الشركة لإنفاقه عليه خلال السنة.

اعرف القرار المسجل، والموافقة المتبقية.

تنظم بيتروبلان انتقال المشاريع من الإدارات إلى التخطيط، ثم إلى مراحل الموافقة المعتمدة في الشركة، مع إظهار قرار كل جهة وملاحظاتها.

دورة العمل الأساسية:

1. إعداد المشروع كمسودة داخل الإدارة.
2. إرسال المشروع إلى إدارة التخطيط.
3. مراجعة البيانات والميزانية واستكمال الملاحظات.
4. تسجيل موافقة لجنة الإدارة OMC.
5. تسجيل قرارات الجهات المالكة.
6. اكتمال الاعتماد النهائي عند استيفاء الموافقات المطلوبة.

نص خاص بموافقات الملاك: تُسجل موافقة كل جهة مالكة بصورة مستقلة. وفي نموذج يتطلب موافقة جهتين، تظل حالة المشروع بانتظار استكمال الموافقات حتى توافق الجهتان على النسخة المعنية.

نص خاص بالتفويض: يمكن تحديد صلاحيات لتسجيل قرارات بالنيابة وفق التفويض المعتمد لدى الشركة، مع توثيق المستخدم الذي نفذ الإجراء والجهة التي سُجل القرار باسمها.

تابع استخدام الميزانية على مستوى المشروع.

تربط بيتروبلان المصروفات المسجلة بالمشاريع والمخصصات السنوية، لتسهيل متابعة المنصرف والرصيد المتبقي ونسبة استخدام الميزانية.

• إدخال المصروفات من الإدارات المخولة.
• إمكانية الإدخال والمراجعة بواسطة التخطيط وفق الصلاحيات.
• ربط المصروف بالمشروع.
• عرض إجمالي المنصرف المسجل.
• مقارنة المنصرف بالمخصص السنوي.
• عرض المتبقي ونسبة الاستخدام.
• تجميع النتائج حسب السنة والإدارة والمنطقة.

مؤشرات متابعة المصروفات

توضيح: تعتمد مؤشرات الصرف على البيانات المدخلة أو المستوردة. أما الالتزامات وأوامر الشراء والتسويات المالية فتحتاج إلى تغطية وظيفية أو تكامل محدد قبل تضمينها في هذه المؤشرات.

مرجع واضح للمشروع عبر التقارير والسنوات.

يساعد ترقيم المشاريع على تنظيم التعرف عليها والرجوع إليها، بينما تتيح سياسة الترحيل نقل المشاريع المناسبة للسنة التالية مع الاحتفاظ بمرجعها السابق.

مثال توضيحي لرقم المشروع:

ADO-24-RE-A91-01

عند تجهيز سنة جديدة، يمكن ترحيل المشاريع المناسبة ومراجعة مخصصاتها وبياناتها. وتُطبّق قواعد الاحتفاظ بالرقم أو إعادة الترقيم بحسب حالة اعتماد المشروع وسياسة الشركة، مع تسجيل المرجع السابق.

تقارير برنامج العمل من البيانات نفسها التي تراجعها.

تساعد بيتروبلان على إعداد تقارير مجمعة وتفصيلية بحسب السنة والإدارة والمنطقة ونوع الإنفاق، لتلبية احتياجات المراجعة والاجتماعات والمتابعة الدورية.

وصول يتناسب مع مسؤولية كل مستخدم.

تُنظَّم صلاحيات بيتروبلان وفق أدوار المستخدمين ونطاق عملهم، بحيث تتناسب إجراءات العرض والإدخال والتعديل والمراجعة والاعتماد مع مسؤولياتهم.

المجالات التي تُضبط بالصلاحيات:

• الإدارات والمشاريع التي يمكن عرضها.
• إنشاء المشاريع وتعديلها.
• إرسال المشاريع للمراجعة.
• تسجيل الموافقات والقرارات.
• إدخال المصروفات ومراجعتها.
• إدارة البيانات المرجعية.
• إعداد المستخدمين والأدوار.
• الوصول إلى التقارير والتصدير.
• الإجراءات الإدارية والتقنية.

تُراجع إعدادات الصلاحيات مع العميل أثناء التطبيق، وتُختبر الأدوار الأساسية قبل الإطلاق التشغيلي.